Comment utiliser le Portail Client

AIDE EN LIGNE > Comment utiliser le Portail Client

Introduction

Depuis l’interface de votre compte client, vous avez accès à différents éléments pour mieux suivre votre projet en cours ainsi que toutes les opérations effectuées en cours de vie sur votre projet. Comme par exemple les mises à jour, les modifications ou les évolutions de votre site.

1. Aide en ligne

Dans l’onglet "Aide en ligne", vous trouverez les documents mis à disposition pour votre compréhension.

2. Projets

Dans l’onglet « Projets », vous pouvez suivre votre projet dans l’ensemble et de manière plus détaillé les différentes tâches, regroupées dans des étapes.

Chaque projet peut avoir un statut, dont projet : non commencé, en cours, en attente, annulé, fini. 

Les étapes sont des catégories de tâches qui permettent de les regrouper entre elles par affinité et environnement. 

Chaque tâche peut être attaché à une étape et avoir un statut, dont tâche: non commencée, en cours, en test, attente de Feedback (client), achevée. 

Dans cet onglet, en cliquant sur un projet, un nouveau menu permet de naviguer parmi de nouveaux onglets, que nous allons voir ci-dessous : 

 

2.1. Synthèse du projet

Permet de voir la progression du projet dans son ensemble, la date du début, la date de fin estimée, les tâches ouvertes, les jours restants, ainsi que la description du projet.

 

2.2. Tâches

Permet de voir de manière graphique, sous forme de grille et par étape, l’ensemble des tâches crées. Ainsi que le pourcentage de réalisation en bas de chaque bloc.

En appuyant sur le bouton , l’affichage des taches apparait sous la forme de liste avec date de début, de fin, statut, étape, facturable (en plus du devis signé), facturée. EN vue liste, il est possible de filtrer les taches par statut en cliquant sur le bouton .

 

2.3. Étapes

Affichage des différentes étapes constituant des tâches. Comme décrit plus haut, les étapes sont des regroupements semblables de famille de tâches.

 

2.4. Fichiers

A l’instar d’un cloud, l’onglet « Fichiers » permet de regrouper tous les documents du projet. En tant que client vous pouvez accéder à ces documents, les voir et les télécharger. Selon le configuration de votre compte, vous avez également la possibilité d’ajouter des documents à votre projet.

 

2.5. Discussions

Cet onglet permet de dialoguer directement avec les équipes de création et de développement. Les discussions sont regroupées dans le projet pour éviter de perdre des informations précieuses à travers des emails qui ne sont pas lus, perdus, ou jamais reçus. Nous vous conseillons de privilégier aux emails l’utilisation de cet espace pour nous contacter et apporter des éclairages sur les attentes de votre projet.

Pour reporter un bug, une défaillance, il est recommandé d’utiliser l’onglet « Tickets » que nous allons voir au point 2.7 plus bas.

 

2.6. Diagramme de Gantt

Permet de suivre de manière calendaire l’évolution du projet et de manière plus détaillé l’évolution de chaque tâche individuellement. Les tâches sont regroupées par étape sur la gauche et les codes couleur indiquent le statut de chaque tâche. 

Vous pouvez vous déplacer dans le calendrier de réalisation via la flèche droite  et la flèche gauche , ou les flèches début   et fin .

Les boutons  permettent d’agrandir le temps ou de le raccourcir, pour respectivement voir plus de détails ou voir plus de jours.

 

2.7. Tickets

Comme abordé à l’onglet « Discussions » précédemment au point 2.5, les tickets servent à mettre en évidence un dysfonctionnement pendant la réalisation ou après la livraison du projet, sous forme de SAV, si un contrat de maintenance a été prévu.

En tant que client, vous pouvez ouvrir un ticket pour décrire le dysfonctionnement rencontré. Nous pourrons ainsi voir avec l’équipe technique comment y remédier et vous faire un retour des solutions apportées.

 

2.8. Devis

Permet de faire un devis d’un sous-ensemble du projet, notamment pour une facturation au temps passé sur une nouvelle fonctionnalité non demandée initialement.

Pour le devis général du projet, se référer au menu principal au point .

 

2.9. Factures

Permet de faire une facture d’un sous-ensemble du projet, notamment pour une facturation au temps passé sur une nouvelle fonctionnalité non demandée initialement.

Pour la facture générale du projet, se référer au menu principal au point .

 

3. Factures

Permet d’accéder à toutes les factures reliées au compte client. Le statut est également indiqué pour déterminer si la ou les factures sont impayées, payées, échues (date limite de paiement passée) ou partiellement payées. 

En cliquant sur le numéro d’une facture, on peut accéder au détails de la facture en question en ligne, télécharger la version PDF et voir également les règlements réalisés en bas de facture sous le terme « Transactions ». 

Le bouton « Revenir au Portail » permet de revenir sur la page d’accueil du portail client.

 

4. Contrats

Permet de voir l’ensemble des documents contractuels émis par WEB BIZ pour le compte du client et relatifs aux prestations en cours de réalisation ou réalisées pour le client. Exemples : CGV, conditions particulières de vente, etc.

 

5. Devis

Permet d’accéder à tous les devis reliés au compte client. Le statut est également indiqué : envoyé, expiré, décliné, accepté. 

En cliquant sur le numéro d’un devis, on peut accéder au détails du devis en ligne, télécharger la version PDF. 

Le bouton « Revenir au Portail » permet de revenir sur la page d’accueil du portail client.

 

6. Propositions

Permet de voir l’ensemble des propositions faites par WEB BIZ pour le compte du client et relatifs aux prestations en cours de réalisation ou réalisées pour le client, comme les propositions commerciales.

Une proposition consiste en un document regroupant la proposition commerciale ainsi qu'une approche budgétaire détaillée poste par poste.

La proposition peut être vue en ligne, télécharger en PDF, acceptée ou refusée:

Une fois la proposition acceptée, elle est convertie en devis final.

7. Support

Regroupe l’ensemble de Tickets de tous les projet relatifs à votre compte client. SI plusieurs projets en cours, alors l’onglet « Support » regroupera l’ensemble. A défaut d’avoir plusieurs projets, la vue sera équivalente à celle de Projets > Tickets (cf. 2.7).

8. Compte client

Un sous menu permet de naviguer vers : 

8.1. Mon compte

Permet d’ajouter ou de modifier vos informations personnelles. Vous avez la possibilité d’ajouter une photo de vous, de modifier  nom, prénom, position, téléphone. 

Le terme Direction désigne le sens de lecture du client : de gauche à droite (LTR : left to right) ou de droite à gauche pour les clients arabes (RTL ; rught to left). Par défaut nous avons configuré pour la langue française, soit LTR. 

Notifications email : Tout en bas, vous pouvez modifier les notifications automatiques que vous souhaitez recevoir par email. 

Mot de passe : A l’aide du mot de passe fourni initialement, vous pouvez le changer par un autre mot de passe de votre choix. Attention toutefois à modifier pour un mot de passe sécurisé pour éviter les cyber-attaques.

Exemple d’un bon mot de passe : jA9-Ak2@Vod6_QR 

8.2. Infos société

Permet de voir vos informations d’entreprise, c’est-à-dire de votre société. Vous n’avez pas la possibilité de modifier les champs.

 

8.3. Annonces

Les annonces permettent à WEB BIZ de faire des annonces générales à l’ensemble de nos collaborateurs et/ou à l’ensemble de nos clients. Comme par exemple la sortie d’un nouveau produit, une fermeture exceptionnelle, un événement à ne pas manquer, etc.

Pour fermer une annonce, vous devez cliquer sur la croix en haut à droite de la pop-up.

 

8.4. Déconnexion

Permet de se déconnecter.

9. Sous-onglet principal

A partir de toutes les vues, sauf depuis la page « aide en ligne », vous avez un accès rapide à 2 sous-onglets : « fichiers » et « Calendrier ».

 

9.1. Fichiers

Espace relié à votre Cloud client. Vous pouvez ajouter des fichier en les glissant-déposant depuis cette zone.

 

9.2. Calendrier

Vous avez une vue globale de votre projet ou de l’ensemble de vos projets si vous en avez plusieurs en cours. Un calendrier au format « mois » par défaut s’affiche, vous indiquant les tâches de Projet par date. 

Vous avez la possibilité d’afficher par semaine ou par jour.

Dans le calendrier, si vous cliquez dans une case correspondant à une tâche, vous êtes redirigé vers l’ensemble des détails pour celle-ci.

FIN DU DOCUMENT